Bra kundtjänstpersonal avgörande vid problem med beställningar

En kedja är bara så stark som dess svagaste länk är ett vanligt ordspråk. Och det ligger mycket sanningen bakom detta. Speciellt på arbetsplatserna där det verkligen är tydligt hur viktigt det är att alla avdelningar fungerar som de ska. Många gånger så ligger dock fokus på de som har direkt kontakt med kunderna. Typ försäljare och kundtjänsten, två stora exempel på detta påstående.

Det är viktigt att finna fram till potentiella kunder och sedan få dem att inse hur de kan tjäna på att beställa en vara eller tjänst från just ditt företag. Här har försäljaren en viktig roll att fylla. Det är en konst att sälja utan att vara påstridig och jobbig. Men när väl tjänsten eller produkten är betald och levererad så är det kundtjänst som har mycket att göra med just kundkontakten. Deras bemötande är ofta avgörande för om kunden stannar kvar med företaget eller inte.

Vikten av bra personal

De flesta företag idag är mycket noga med vem de anställer. Inte bara för de kvalifikationer och utbildningar som en viss person har, men minst lika mycket för hans eller hennes personlighet. Ibland vill de hellre se hur den sökande reagerar i olika situationer än läsa alla deras referenser. Det säger sig självt att kundtjänst ligger högt upp på listan över jobb där en trevlig personlighet är något attraktivt. Det är ett faktum att många kundtjänstmedarbetare behövs på små och stora företag i Stockholm.

Men det är sällan som en individ eller speciell avdelning är helt avgörande för hur verksamheten fungerar. En försäljare gör sin bit, men sedan är det upp till faktureringsavdelningen och lagret att följa upp. Kundtjänst kan vara till hjälp vid problem, men även en receptionist måste vara trevlig och artig mot besökare. Det är alltså fråga om ett team där alla har sin roll att fylla. Jobzone applicerar firo teori för att optimera arbetsgruppen på ditt företag och därmed skapa en mer trivsam och effektiv arbetsmiljö. Vad som är bra för de anställda reflekterar också på hur de behandlar kunderna och de uppgifter de får. En god kedjereaktion kan därför komma igång som fortsätter bra länge.

Ta hand om dina kunder

När kunderna tar kontakt med kundtjänst så är det vanligtvis för att något inte fungerar. De kanske kört fast med ett visst dataprogram eller så lever produkten inte upp till deras förväntningar. Med andra ord så är de redan lite negativa och eventuellt frustrerade. Hur de då blir bemötta av personalen på ditt företag kan vara avgörande för hur de känner för din verksamhet. Det är inte sant att all reklam är bra reklam. Du vill inte att folk ska gå runt och prata illa om ditt företag. Nyheter24 skriver här om hur kundtjänsten spelar en central roll vid problem då kunder handlat en vara eller tjänst.

För ofta så gör det ingenting om det är lite svårt med det du sålt till dem. Vare sig de har anledning att klaga eller inte spelar ingen roll. Det viktiga är att de lägger på luren med ett positivt intryck av ditt företag. Att de snabbt får kontakt med kundtjänst och att dessa behandlar dem med respekt. Detta är inte alltid så lätt när folk är arga eller besvikna. Därför ska du välja dina medarbetare noga, speciellt till denna känsliga post.

När kundtjänst inte fungerar

Allt fler låter kunderna ta kontakt via mejl. Sedan ringer personalen upp eller svarar via mejl igen. Andra har chatt där du kan sitta och skriva till företaget för att få hjälp med en gång. Ett alternativ är att ha en telefonväxel dit folk kan ringa in med sina förfrågningar. Ibland sker det dock något så att kundtjänst inte fungerar. Sveriges Radio rapporterar i detta inslag om hur kundtjänst kan ligga nere vid olyckor och bränder.

Liknande olyckor kan ske, men de visar också på vilken viktig roll kundtjänst spelar. För när det ligger nere så blir det snabbt kaos hos kunderna. De vill kunna komma fram snabbt och tycker inte om att få vänta. Klagomålen läggs på en hög som snabbt växer sig stor. Även när det är orsaker som ligger utanför företagets kontroll. Vad en verksamhet kan lära sig från detta är att göra allt de kan för att vara tillgängliga så mycket som möjligt.

Du bör därför satsa på kundtjänst, och lägga upp en bra plan för den. Det är inte nödvändigt för de flesta att vara öppna 24 timmar om dygnet, även om vissa branscher tjänar på detta. Men du ska respektera de tider företaget är öppet för allmänheten och göra det så smidigt som möjligt att komma fram. Vare sig det sker via mejl eller telefon så bör du hålla väntetiderna så korta som möjligt. Välj också din personal noga så att de behandlar kunderna väl och hjälper dem lösa sina problem. Detta kan vara avgörande för ditt företags framgångar.